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vendredi 27 novembre 2015

Des fiches de postes pour mieux installer les bonnes pratiques dans l’entreprise

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Les managers sous pression, pris entre le développement commercial et l’administration de leur activité, se plaignent de rencontrer de nombreuses difficultés d’animation contre lesquelles ils se battent au quotidien sans jamais triompher.

Les faits rapportés sont de petites entorses au bon fonctionnement du service comme la ponctualité, la tenue des dossiers, la remontée des résultats, la qualité de la communication interne ou les manques dans l’accueil des clients venus dans le hall ou par internet, ou encore la tenue des postes de travail pour l’atelier.

Face aux mauvaises pratiques, parfois commises de façon répétées par les collaborateurs, volontairement ou par ignorance, les managers nous disent ne pas avoir de moyens pour les empêcher. De légers dysfonctionnements dans l’utilisation d’un ordinateur ou d’un GSM professionnel, dans la tenue d’un véhicule de service ou dans le soin apporté à l’outillage ne sont pas réellement répréhensibles au plan du code du travail mais les bonnes pratiques vis-à-vis de ces points sont en partie gage de résultats et font partie des attendus d’un comportement professionnel optimisé d’un salarié.

Dans l’animation d’une activité déployée sur plusieurs sites distants, les managers n’ont plus la possibilité de reprendre au quotidien pas à pas ces comportements pour ramener les bonnes pratiques. La réactualisation ou la mise en place pour les plus petites structures de fiches de poste, à tous les niveaux de l’organigramme, s’avère utile et peut amener l’amélioration du résultat par la formalisation de rituels professionnels gagnants dans la réalisation desquels chacun sera nourri pour son apport à l’entreprise, son besoin d’appartenance, la qualité ou la fiabilité de ses actions.

Si la convention collective propose déjà une fiche de poste générique pour chaque métier, l’entreprise doit aller plus loin et se les approprier pour les adapter aux besoins spécifiques de son organisation. La fiche initiale dit quoi faire mais l’entreprise doit ajouter comment le faire avec les moyens qu’elle met à disposition.

Selon les difficultés de management rencontrées, il appartiendra au chef de service en accord avec la RH ou le dirigeant, de décider de détailler une mission en se concentrant sur les étapes essentielles non négociables de sa réalisation, créant ainsi une procédure et son rythme d’utilisation. L’écriture de ces procédures installe les rituels professionnels gagnants, plus synthétiques à animer ou à contrôler, et offre le cadre d’application et le support de formation pour optimiser les comportements professionnels attendus de la part des collaborateurs.

Beaucoup de difficultés de management peuvent ainsi être réglées par quelques lignes fixant le cadre de l’action attendue, sous réserve que les collaborateurs en comprennent les bénéfices pour eux-même et pour l’entreprise, et à condition de laisser au-delà du non négociable suffisamment d’autonomie pour que chacun puisse normalement s’exprimer.

La fiche de poste est un outil de management et d’intégration, un référentiel non exhaustif de bonnes pratiques, utile aussi dans la résolution de problèmes et qu’il faut faire vivre dans le temps et mettre à jour régulièrement. Elle permet d’éviter les dérives au quotidien qui exaspèrent tant les managers que les salariés et apporte à l’entreprise une meilleure qualification du contexte s’il faut gérer un conflit.

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